База клиентов недвижимости: как риэлтору создать и вести её

База покупателей, база собственников и CRM — что вам нужно

Сначала разделим свою клиентскую базу и списки, которые можно купить. Если ищете покупателей новостроек, доступ к объявлениям собственников сам по себе эту задачу не решит.

CRM помогает не забыть договорённости, но сама подписка на программу покупателей не создаёт. Нужно отдельно понять, откуда в ней появятся обращения.

Как собрать свою базу покупателей

С рекламы. Запускаете лендинг или квиз с предложением подбора недвижимости. Человек оставляет телефон и отвечает на вопросы. Плюс — вы знаете, на какое предложение он пришёл. Минус — нужны подготовка и рекламный бюджет. Подробно этот способ разобран в статье об источниках клиентов.

Из соцсетей и рекомендаций. Сохраняете обращения людей, которые написали после обзора ЖК, пришли от знакомого или попросили вернуться к подбору позже. Важно записать, что именно искали: иначе через месяц у вас снова будет просто список телефонов.

Из готовых заявок. В Лид24 можно покупать по одной заявке. Оператор уже поговорил с человеком, профиль и запись доступны до оплаты. Так вы пополняете базу выбранными запросами, без самостоятельного массового обзвона исходного списка.

Что записывать, чтобы база помогала находить покупателя

На старте хватит таблицы с понятными полями: контакт, источник, дата разговора, район, бюджет, комнатность, оплата и следующий шаг. Когда клиентов ведёт команда, становятся полезны распределение по сотрудникам, напоминания и общая история общения.

Например, у вас появился вариант в Новой Москве до 15 млн ₽. Фильтруете свою базу по району и бюджету, затем проверяете остальные условия. Не отправляете всю подборку всем подряд.

В этом примере есть срок сдачи дома. Когда человек планирует купить, нужно уточнить отдельно. После разговора добавьте конкретную договорённость: «Прислать планировки, связаться в четверг», а не просто «в работе».

Для первой базы скачайте таблицу клиентов в Excel: в ней уже есть фильтры, статусы и следующий контакт. Если нужен сам покупатель, начните с профилей в маркете.

Пример записи, по которой можно подобрать квартиру

«Новая Москва, до 15 млн, одна комната, ипотека, взнос 20%, дом до конца 2026 года. Интерес подтверждён разговором. Нужен удобный выезд в Москву». Такая запись позволяет искать совпадения. «Хороший клиент, перезвонить» — почти ничего не даёт другому сотруднику.

Неизвестные поля оставляйте неизвестными. Если человек не говорил, зависит ли покупка от продажи своей квартиры, не ставьте «нет» по умолчанию. И сохраняйте различие между сроком покупки и сроком сдачи дома: покупатель может заключить договор сейчас, а ждать ключи ещё год.

Когда таблицы уже мало

Один риэлтор может начать с таблицы. Для команды проблема возникает, когда двое одновременно звонят одному человеку или меняют его параметры без общей истории. Тогда нужны ответственный, история изменений и напоминания. Выбирайте CRM под эти действия, а не ради большого числа функций.

При повторном обращении сначала найдите существующую карточку по телефону. Добавьте новый источник и обновлённый запрос, не стирая предыдущий разговор. Человек мог изменить район или бюджет — это полезная информация, а не повод хранить его как двух разных покупателей.

Один клиент — одна строка и понятный следующий шаг

В таблице три учебных примера. Замените их своими данными. Заполняйте бюджет числом, дату — датой, телефон храните в одном формате с кодом страны. Тогда базу можно отфильтровать, а повторный контакт — найти до добавления новой строки. Неизвестные параметры оставляйте пустыми.

Это последовательность учебного примера, а не результаты клиента Лид24. После разговора меняйте статус и следующую дату. В столбце «Контроль» таблица показывает просроченный контакт или задачу на сегодня. У завершённой сделки и отказа напоминание не появляется. Сам файл не звонит и не рассылает сообщения: открывайте фильтр и выбирайте, с кем связаться.

Как продают базы на новостройки

Есть компании, которые предлагают контакты покупателей новостроек по фиксированной ставке за номер. Например, вы оплачиваете тысячу номеров и получаете список для обзвона. Состав полей бывает разным: иногда только телефон и регион, иногда заявленные интересы или дата попадания в базу.

Здесь я бы сразу разделял событие на сайте и разговор с человеком. Посетил страницу ЖК, заполнил квиз, позвонил в отдел продаж и подтвердил запрос оператору — это разные основания включить человека в базу. Уточняйте, какое именно использует поставщик.

Плюс: можно недорого получить много контактов. Минус: вам самим нужно выяснять, кто ещё ищет квартиру, кому можно дозвониться и кому подходит ваше предложение. Обзвон тысячи номеров — отдельная работа, а при негативной реакции тратятся ещё и силы.

Свежая выгрузка и свежий интерес — разные вещи

Поставщик может собрать файл сегодня, а номера внутри получить несколько месяцев назад. Поэтому мне нужна дата события по контакту: когда человек оставил форму, позвонил или подтвердил поиск. Дата отправки таблицы этого не заменяет.

Ещё проверьте, что считается единицей покупки. Одна строка, уникальный телефон, состоявшийся разговор или покупатель с определёнными параметрами? Если один номер встречается в трёх выгрузках, объём строк растёт, а новых людей не становится больше. Условия повторов лучше уточнить до закупки.

Сколько обходится покупатель после обзвона

Допустим, вы купили 1 000 номеров по 10 ₽. На базу ушло 10 000 ₽, ещё 15 000 ₽ — на обзвон. Это учебный расчёт, а не тариф поставщика.

Получается 500 ₽ за человека с подтверждённым интересом: 25 000 делим на 50. Если в следующей партии при тех же расходах заинтересованных окажется 20, получится уже 1 250 ₽. Цена номера не изменилась, результат изменился в два с половиной раза.

Поэтому я бы считал не только стоимость списка, но и дозвон, долю заинтересованных и расходы на операторов. Причём по каждой партии отдельно: хорошая первая закупка не гарантирует такое же качество следующей.

Разделите результаты обзвона хотя бы на четыре группы: связались и подтвердили поиск, связались и отказались, пока не дозвонились, номер не работает. Недозвон не равен отказу, а ответ на звонок не равен интересу. Иначе конверсию легко посчитать так, что неудачная партия будет выглядеть хорошей.

Не переносите результат небольшой удачной партии на любую следующую закупку. Сравнивайте одинаковые города, даты интереса и условия отбора. Если в одном файле были недавние обращения на подбор, а в другом — только посещения сайтов, это уже разное сырьё для обзвона, даже при одинаковой цене номера.

Семь вопросов продавцу базы

1. Это покупатели новостроек или собственники, выставившие квартиру?
2. На основании чего вы определили интерес: посещение, форма, звонок, разговор оператора?
3. Когда произошло это событие и когда данные обновлялись?
4. Можно ли выбрать город и параметры покупки? Что из этого известно точно?
5. Как исключают повторные номера и контакты, которые я уже покупал?
6. Скольким покупателям продают один и тот же список?
7. Что происходит с неработающими номерами и контактами, не соответствующими описанию?

Отдельно выясните происхождение контактов и на каком основании их передают для связи. Фраза «база свежая» без даты и объяснения источника мало помогает принять решение.

Попросите небольшую пробную партию с теми же условиями, что у основной. Проверьте её и запишите результат. Если поставщик обещает конверсию, уточните, что он ею называет: дозвон, интерес к квартире, показ или сделку.